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「Invoice」海外销售开具Invoice，发送邮件！

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2024年12月17日修改

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典型场景

在海外销售业务中，一份清晰、美观的 Invoice（发票）具有重要的意义。清晰准确的 Invoice 在促进海外销售业务中的清晰沟通、财务管理和合法合规方面发挥着重要作用，避免潜在的法律纠纷。对于记录销售、跟踪应收账款是必不可少的。另外，精心设计的Invoice展示了企业的专业形象和对细节的关注，有助于在海外市场上树立良好的声誉。​

使用传统方式出具Invoice并发送给客户会面临许多麻烦工作：

BEFORE

1.
易出错：手工填写和计算价格容易出错，一旦出错可能导致交易纠纷或损失​

2.
格式不统一：不同人员制作的单据风格迥异，影响企业形象​

3.
发邮件麻烦：发送给客户会增加工作量，大量发送邮件时可能出错。​

4.
重复劳动：定期发送Invoice需重复步骤，增加工作繁琐性​

50%

NOW

1.
杜绝出错：多维表格的数据直接生成单据，拒绝手工填写所产生的错误。​

2.
美观专业：灵活排版的模版格式可以在企业内统一共享使用，提升企业形象​

3.
自动化生成：多维表格的功能可以自动化生成单据，并一键发送给客户​

4.
自动成单：模版一经建立，单据可根据数据自动出具​

50%

因此，需要一种更加高效和准确的方式来处理客户数据，优化工作流程，减少出错的风险。​

解决方案

向你推荐使用多维表格+插件「排版打印」所组成的动态文档生成功能。可以基于多维表格数据使用模板自动生成Invoice。还能使用多维表格的自动化能力，批量的向客户发送邮件，签名确认。可以节省大量的时间和精力，同时还可以确保单据的准确性和一致性。

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点击领取示例多维表格和打印模版

第一步：使用多维表格管理信息

创建多维表格的数据表详细记录Invoice的各项信息，可以用多个数据表的结构来记录，使用“查找引用字段”在各表引用通用字段，使用“关联字段”关联明细表​

在这里我们把订单数据分成了4个数据表

•
数据表1-订单列表：记录Invoice的基本字段，例如编号、时间期限、客户名称等​

•
数据表2-订单明细：记录Invoice的每一个明细项，比如产品名称，数量、单价，总计等​

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数据表3-产品信息：记录产品的基本信息，比如产品名称、规格、单价等​

•
数据表4-客户信息：记录客户的基本信息，比如名称、电话、邮箱等​

如何更合理的组织多维表格的结构，以便于数据的维护和输出，请查看​

一个典型的商品订货单系统的详细搭建过程